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本书从全球经济一体化和社会信息化发展的全局出发，全面阐述现代信息技术与档案馆现代化、档案管理变革的互动关系。围绕现代档案管理领域最前沿和应用实践最需要的“智慧档案馆建设”和“数字档案馆建设”内容，分析档案馆信息化建设过程中的观点、方法和实践误区，为现代档案工作者指出信息化建设所必须遵循的原则、策略和方法；研究新技术环境下的现代档案管理的新思路、新技术和新方法，阐述如何将档案管理与信息技术实现组合应用，通过将体制改革、观念革新、流程重组、资源整合、集成管理和创新服务等一系列现代化管理理念应用到档案馆的现代化管理过程中，实现档案管理的变革与创新，为档案工作者提供数字档案馆到智慧档案馆建设的实施方法论，从而促进信息资源知识化转变和社会化共享，提升档案信息服务能力，推动我国档案事业快速发展。

目    录

第1章  档案馆信息化建设的实践需求	1
1.1  计算机辅助档案管理的需求	1
1.1.1  案例场景	1
场景1-1-1：建立机读档案目录数据库的要求	1
场景1-1-2：档案标引信息完整性与准确性的要求	2
场景1-1-3：档案信息综合查询的要求	3
场景1-1-4：档案全文信息检索的必要性	4
1.1.2  问题分析	5
1.1.3  误区点拨	5
1.1.4  认识提高	6
1.2  电子文件归档与保存的要求	7
1.2.1  案例场景	7
场景1-2-1：电子文件归档的基本要求	7
场景1-2-2：电子文件归档需要档案业务人员积极参与	8
场景1-2-3：电子档案的保存与利用需求	9
场景1-2-4：电子文件归档工作需要有序化开展	11
1.2.2  问题分析	12
1.2.3  误区点拨	13
1.2.4  认识提高	13
1.3  馆藏档案数字化的要求	15
1.3.1  案例场景	15
场景1-3-1：馆藏档案数字化的基本需求	15
场景1-3-2：馆藏数字化的目的和策略	16
场景1-3-3：馆藏数字化的思路和方法	17
1.3.2  误区点拨	19
1.3.3  认识提高	19
1.4  档案信息网络建设的要求	20
1.4.1  案例场景	20
场景1-4-1：档案信息门户网站建设的需求	20
场景1-4-2：档案信息网络综合管理与技术服务的要求	21
场景1-4-3：档案管理信息系统的顶层设计需求	22
1.4.2  误区点拨	25
1.4.3  认识提高	25
1.5  档案信息安全管理的要求	26
1.5.1  案例场景	26
场景1-5-1：档案信息网络服务的安全要求	26
场景1-5-2：档案信息安全管理的保障措施	27
1.5.2  误区点拨	28
1.5.3  认识提高	28
1.6  档案馆IT资源整合的要求	29
1.6.1  案例场景	29
场景1-6-1：软硬件基础平台的共享要求	29
场景1-6-2：档案信息共享与同步更新的要求	30
1.6.2  误区点拨	32
1.6.3  认识提高	32
1.7  数字化档案资源长期保存的需求	33
1.7.1  案例场景	33
场景1-7-1：数字化档案资源集中保存的需求	33
场景1-7-2：制定数字档案长期保存计划的需求	34
1.7.2  误区点拨	35
1.7.3  认识提高	35
1.8  思考题	36
第2章  信息化推动现代档案管理变革	37
2.1  观念变革与认识提升	37
2.1.1  案例场景	37
场景2-1-1：使用档案管理信息系统	37
场景2-1-2：了解软件开发过程	39
场景2-1-3：全面认识档案信息化工作	40
2.1.2  观念革新	41
2.2  行政管理方法的革新	43
2.2.1  案例场景	43
场景2-2-1：业务过程监控能力的提高	43
场景2-2-2：员工管理方式的改进	44
场景2-2-3：IT资产管理意识的加强	45
场景2-2-4：辅助决策信息获取能力的提升	46
2.2.2  全面实施信息化战略	47
2.3  信息化决策能力的提升	49
2.3.1  案例场景	49
场景2-3-1：现状分析与系统建设决策能力的提高	49
场景2-3-2：业务拓展与信息化发展决策能力的提高	51
2.3.2  科学决策再认识	53
2.4  档案工作模式的变革	53
2.4.1  案例场景	53
场景2-4-1“双轨制”工作模式的转变	53
场景2-4-2：文档一体化工作模式的形成	55
2.4.2  现代化管理方法的应用	56
2.5  档案信息化运作能力的提高	57
2.5.1  案例场景	57
场景2-5-1：信息化基本技能的提高	57
场景2-5-2：信息化运控能力的增强	59
场景2-5-3：信息化领导能力的提升	60
2.5.2  人才战略思维转变	62
2.6  档案馆服务能力的拓展	64
2.6.1  案例场景	64
场景2-6-1：信息化促进档案业务工作精细化	64
场景2-6-2：分析利用状况促进档案工作改进	65
场景2-6-3：档案信息服务走向多元化	66
2.6.2  档案信息服务机制创新	67
2.7  思考题	68
第3章  数字档案馆建设	69
3.1  数字档案馆定位	69
3.1.1  数字档案馆功能定位	69
3.1.2  数字档案馆目标定位	70
3.1.3  数字档案馆与传统档案馆的区别和联系	71
3.1.4  数字档案馆基本特征	72
3.2  数字档案馆模型	72
3.2.1  环境模型	73
3.2.2  功能模型	74
3.2.3  信息模型	77
3.2.4  过程模型	80
3.2.5  用户模型	86
3.2.6  OAIS在美国ERA系统的应用模型	88
3.3  数字档案馆技术	89
3.3.1  顶层设计技术与方法	90
3.3.2  海量数据存储技术	90
3.3.3  知识管理与数据挖掘技术	92
3.3.4  多媒体数据访问和检索技术	93
3.3.5  数字资源长期保存技术	93
3.3.6  服务导向体系架构技术	94
3.3.7  应用服务提供商运行模式	94
3.3.8  电子档案凭证保障和验证技术	95
3.4  数字档案馆组织与管理	95
3.4.1  数字档案馆组织体系	95
3.4.2  数字档案馆组建方式	97
3.4.3  数字档案馆运行机制	100
3.4.4  服务型数字档案馆工作机理	101
3.4.5  服务型数字档案馆机构部署	102
3.4.6  服务型数字档案馆建设特点	103
3.5  数字档案馆建设	103
3.5.1  建设方法与原则	103
3.5.2  基础保障工作的开展	109
3.5.3  档案馆信息化管理需求分析	115
3.5.4  数字档案馆工程建设	123
3.6  数字档案馆应用	137
3.6.1  数字档案馆的使用	137
3.6.2  数字档案馆的维护	139
3.6.3  数字档案馆的运营	140
3.7  思考题	142
第4章  智慧档案馆探究	143
4.1  智慧档案馆研究的价值	143
4.2  智慧档案馆的认识	144
4.2.1  “智慧”的解读	144
4.2.2  智慧档案馆的理解	145
4.2.3  智慧档案馆的内涵	146
4.2.4  智慧档案馆的构成要素及其特征	146
4.3  智慧档案馆的定位与发展	148
4.3.1  智慧档案馆在智慧城市中的地位	148
4.3.2  智慧档案馆与传统实体档案馆及数字档案馆的关系	150
4.3.3  智慧档案馆全面信息化管理的发展态势	152
4.4  智慧档案馆系统的典型特征	153
4.4.1  智慧档案馆的基础架构特征	153
4.4.2  智慧档案馆的信息系统特征	157
4.4.3  档案仓储管理的虚拟化特征	163
4.5  智慧档案馆研究展望	164
4.6  思考题	165
第5章  档案现代化管理工程与实践	166
5.1  档案信息化工程立项报告	166
5.1.1  项目背景	166
5.1.2  系统需求描述	166
5.1.3  目标、范围与工作内容	168
5.1.4  工作计划	171
5.1.5  经费预算	172
5.2  系统顶层设计需求框架	173
5.2.1  项目基本情况	173
5.2.2  档案信息化应用现状	173
5.2.3  系统建设要求	174
5.2.4  部门间业务流程与信息交互	178
5.2.5  基于应用共享的PAMIS运行模型	179
5.3  档案管理信息系统实施指南	179
5.3.1  实施过程模型	179
5.3.2  实施工作思路	180
5.3.3  实施工作要点	187
5.3.4  实施过程管理	188
5.3.5  快速实施六大步	195
5.4  数字档案馆功能部署方案	197
5.4.1  分/子系统部署方案	197
5.4.2  确定系统的信息模型	198
5.4.3  确定系统的功能结构	199
5.4.4  确定系统的用户模型	200
5.4.5  确定系统的接口模型	201
5.4.6  确定其他个性化的功能需求	201
5.5  思考题	202
后记	203
附录A  档案馆信息化建设需求调研大纲	205
附录B  档案馆信息化建设常见问题解答	207
附录C  电子文档长期保存国际标准相关信息	213
参考文献	218

推  荐  序

全球范围的信息化建设和现代化管理，正在成为科技创新、经济发展和社会进步的重要内容。档案作为人类社会各项活动的真实记录，是社会的宝贵财富、人类的文化遗产。档案资源信息化、档案管理现代化，以至数字档案馆、智慧档案馆的出现与发展，已经成为档案事业与时俱进的重要方面。
清华大学档案馆科技档案部薛四新博士，曾经在清华大学自动化系国家CIMS工程技术研究中心从事过多年的学术研究和软件系统开发工作，到清华大学档案馆工作以来，作为档案馆信息化建设的骨干，发挥特长与优势，把现代信息技术与档案管理有机结合，深入开展了档案馆信息化建设的理论研究与实践探索。2008年，她花费两年时间撰写完成的《档案馆信息化与档案管理变革》一书出版发行，受到广大档案工作者的欢迎，中国档案学会将其选为网络远程教育的教学用书，全国多个省市将其列为档案学继续教育的培训教材，多所高校将其指定为档案学课程的参考图书。近几年来，薛四新博士与上海交通大学、重庆大学、深圳大学等高等院校的工作人员，继续在数字档案馆、智慧档案馆领域进行研究和探索，完成了国家档案局立项的科研课题《智慧档案馆构成要素分析》，并获得优秀科技成果奖。结合新的研究成果，从2015年起，薛四新博士对《档案馆信息化与档案管理变革》一书进行了修订，新增智慧档案馆、数字档案馆系统和最新研究成果等内容，并更名为《档案馆现代化管理—— 从数字档案馆到智慧档案馆》，如今呈现在广大读者面前。
这本书是在实践中不断修订完成的，是档案管理理论与档案工作实践相结合的产物，涵盖档案管理学的理论方法、技术应用和工程实践等多方面内容。全书从档案馆信息化建设的实践需求出发，阐述信息化推动档案管理现代化的思维与方法，总结数字档案馆的建设方法与经验，探索智慧档案馆的新生态及其构成要素。对于不断发展的档案事业而言，该书具有较高的理论引导和实践指导作用。其特点主要体现在以下几个方面。
一是学科交叉。它将现代信息技术、现代项目管理、软件工程等知识融入档案管理理论和档案工作实践中，以促进现代档案馆运行管理的变革与发展。
二是内容新颖。它以档案资源为对象，以信息技术为依托，阐述档案馆信息化建设的业务需求、数字档案馆工程乃至智慧档案馆的构想，为现代档案工作者提供了思路与方法。
三是对象明确。它为档案学专业师生、档案机构的工作人员、档案管理系统的研发人员以及关注档案事业发展的社会公众等，提供了知识参考和实践引导。作为教科书，学生可以从中学到档案信息化系统建设和现代化管理的相关内容、方法、技术和知识；作为参考书，档案工作者可以从中找到开展实际工作的思路和方法。
四是实践性强。它引用了大量真实的档案信息化建设项目做案例，提供了丰富的实践经验和基础知识，通过多个真实的应用场景，介绍数字档案馆软件系统的功能和作用，最大限度地提高了读者的学习效果和效率。
国家档案局十分重视档案馆的信息化和现代化建设，早在2000年就提出了全面推进档案信息化建设的战略部署。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》又把“加快档案管理信息化进程”作为今后一个时期档案工作的六大主要任务之一，要求各级各类档案馆持续推进数字档案馆建设、加快提升电子档案管理水平、推动档案信息资源共享服务平台建设。
值此时机，《档案馆现代化管理》的出版是非常有意义的。衷心希望本书能帮助和促进广大现代档案管理工作者，自觉地顺应时代的发展，善于运用网络及现代信息技术，更新管理理念，重组业务流程，改变服务手段，推进管理创新，提升管理水平，挖掘档案资源，为社会提供更优质、更有效的信息服务。


清华大学档案馆馆长、研究员
 
2018年10月18日
 



前    言

管理是生产力中的软科学，只有通过管理工作的开展才能将生产力中的劳动者、劳动资料和劳动对象三要素合理地组织起来，使之发挥作用。技术是生产力中的硬科学，只有采用先进手段、科学方法和有效措施才能实现科学管理，才能最大限度地降低管理成本，产生效益。21世纪，现代管理理念与科学技术方法之间的互动、融合与交叉应用，深刻地影响和改变着人类社会的每个角落。档案工作也不例外，无论是档案行政管理工作还是档案业务工作都在发生巨大变化。档案的归档、立卷、移交、审核、鉴定、查询、检索、统计、盘点、开放及利用等业务工作，逐渐由自动化办公代替传统的手工作坊，档案信息化逐渐成为信息时代档案事业发展过程中的一项基础性工作，逐渐深入档案工作的各个业务环节并发挥着越来越重要的作用，以此推动档案馆事业走向现代化。
档案信息化源于现代档案事业自身发展的需要，推动档案馆的运行由传统向现代发生深刻的变革。信息技术的应用为档案利用者提供了前所未有的方便和快捷，电子记录归档保存、馆藏档案数字化及档案信息网络化服务成为社会发展的主流趋势。但是我们还应看到，与电子政务、企业信息化以及快速发展的其他行业信息化相比较，我国的档案信息化还处于初级应用阶段，还将经历漫长的探索过程，还将面临更多的困难和问题，因此，在未来的档案信息化工作开展过程中，总结经验、分析现状、找出瓶颈、解决问题，以客观的态度、科学的方法提高信息化建设的有效性、增强信息化发展的持续性是非常紧迫的任务。不能否认，我国当前信息化建设过程中出现的投资浪费、低水平重复建设、技术与业务“两张皮”、传统与现代相排斥等不和谐现象依然严重地阻碍着档案信息化的发展进程；“为官一任，只做好任上事”、不同层次的档案馆“各自为政”的低水平重复建设等弊端给国家档案事业的发展带来一些负面影响，造成了国家IT投资的严重浪费。要克服这些弊病，必须从根本上找原因，从思想观念、管理体制、工作思路和科学方法等方面寻求综合解决方案。
本书以档案信息化建设过程中的困惑、困难与问题为出发点，以案例形式探究解决问题的思路和方法。案例中塑造了档案信息化工作中不可或缺的几类重要角色：一是档案行政工作人员（Archival Executive Management Director, ADW）；二是档案业务工作者（Archival Business Worker, ABW）；三是档案信息技术支持与服务工作人员（Information Technology Supportor, AIW）；四是提供档案信息化解决方案的管理咨询公司与IT研发公司的咨询顾问、系统分析员、软件工程师以及系统实施人员的总称（Information Technology Consultant, Researcher and Developer, RDW）；五是与档案工作相关的办公人员（Archival Office Worker, AOW）；六是档案利用者的总称（Archival User, AU）。以这些角色开展信息化工作的片段为案例，编制和模拟了开展档案信息化工作的应用场景，分析和探究档案信息化系统建设、应用、运行、维护与发展的思路、方法及可能遇到的相关问题的解决方案。
本书的写作以实践为基础，以理论为依据，以问题为导引，围绕应用案例开展问题分析，从档案信息化的规划、设计、研发、实施、运行、管理与维护等贯穿档案馆现代化建设与发展全过程的视角展开系统的分析和探讨，从而探求更合理、更有效的信息化实践方法，为我国的档案信息化工作献计献策。
本书分为五章。清华大学薛四新、重庆大学杨艳、上海交通大学袁继军、深圳大学陈洪静、北京海泰方圆科技股份有限公司的柳晶共同开展书稿框架结构的策划、内容的组织、大纲的编写；薛四新负责撰写和统稿全书各章节内容，杨艳参与第2章内容的整合与校对，陈洪静参与第3章内容的整合与校对，袁继军参与第4章内容的整合与校对，柳晶、左俊祥、张新宇、丁希参与第5章中有关数字档案馆的研究和文稿整合与校对与校对；上海交通大学张旭、重庆大学喻玲、西南大学姚恒、清华大学田里、钱丹红和郭静茹，以及云南丽江市档案局王建英和北京市住建委张静等参与了本书中部分章节内容的编写和校对。
本书的出版并非作者对档案馆现代化管理这一研究工作的结束，而恰是一个开端。由于时间仓促，信息技术发展迅速，加之作者水平有限，书中纰漏甚至错误之处在所难免，敬请专家、学者、读者批评指导。档案馆现代化管理，特别是数字档案馆、智慧档案馆建设还将长时期地处于不断探索和发展过程中，作者将努力跟随档案事业发展与档案工作实践的需要，开展更为深入的学术研究和实践探索，及时修订，丰富其学术内容，使之日臻完善。
本书在编写过程中，得到了许多专家、学者和档案工作者的支持和帮助，得到了家人与朋友的理解和鼓励，得到清华大学档案馆范宝龙馆长的支持和鼓励，得到北京海泰方圆科技股份有限公司姜海舟董事长的支持和帮助，得到中国人民大学冯惠玲教授、中山大学陈永生教授、高等院校档案馆的同行们的支持和鼓励，在此对支持本书编写工作的专家、同行、家人与朋友表示衷心的感谢和敬意！相信中国的档案事业在大家共同努力之下定会发展得更快、更好！

                                                           主编：薛四新
                                                        2018年10月于清华园

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档案馆现代化管理——从数字档案馆到智慧档案馆